Tienes reuniones en Zoom, Teams, Skype, Gogle Meet y demás herramientas de teleconferencia todo el día, una tras otra. Llegas al final del día mucho más agotado que en un día normal en la oficina, y es que algo no estamos haciendo bien.
Si, muchas reuniones se pueden haber resumido en un email, pero muchas veces no eres tú quien toma la decisión de hacer la reunión, y si, es importante vernos las caras de vez en cuando.
Te damos algunos tips, tomados de profesionales de distintas áreas con mucha experiencia en reunirse y en sacar provecho de esas reuniones.
- Agenda. Lo primero y más importante que debe tener una reunión, es una agenda, una sencilla lista de qué vamos a hablar en esa reunión, cuánto tiempo le vamos a dedicar a cada punto, cuánto tiempo se puede tomar cada persona. Sin eso, es una conversación informal y no esperes sacar algo productivo de allí.
- Prepara tus notas. Antes de entrar en una reunión, prepara tus notas. Según la agenda previa o el tema de la reunión (puede ser un status, sin agenda), haz una breve lista de las cosas que quieren mencionar en la reunión, las preguntas que tengas para los asistentes, lo que quieras sacar de esta reunión («¿cuánto es el presupuesto para este proyecto?», «¿cuándo debe estar listo el brief/diseño/pieza importante o no del proyecto?», «¿quién es el responsable de qué?»). Hacerlo es una forma de ahorrar tiempo, de mostrar respeto por las personas que asisten a la reunión, y de hacer que la reunión sea productiva.
- Toma nota. También es importante que tomes notas de las ideas, detalles, fechas, decisiones que se tomen en la reunión, si son pertinentes para el avance de tu disciplina, y así no pierdes tiempo entre que termina la reunión y se envía una minuta.
- La regla de los 10 minutos. Una de las cosas menos productivas que hay, es tener reuniones una tras otra, no te da tiempo de ponerte de pie, estirarte, «limpiar el paladar» entre una y otra, y es más fácil que te quemes. Es ideal tener al menos 10 minutos entre reuniones (una hora, dos, máximo 3 reuniones al día es lo ideal, pero a veces no se puede), pero si la reunión está agendada para terminar 10 minutos antes de finalizar la hora, lo más probable es que se extienda. Un hack que puedes usar para tener siempre al menos esos 10 minutos, es este: agendar las reuniones para que comiencen 10 minutos después de la hora en punto (9:10, 10:10, 2:10), y de esa forma si terminas una reunión justo la hora antes de la siguiente (3 en punto por ejemplo) la siguiente va a ser siempre al menos 10 minutos después (3:10).
Estamos en un momento ideal para probar todas las teorías, aprovechar los tips, ver qué cosas nos sirven y qué cosas no. Prueben seguir algunos o todos estos sencillos consejos (y si quieren añadan sus ideas en los comentarios).