¿Recuerdas las conversaciones mientras te servías café antes de entrar en una reunión? Pues es una de las cosas que se han perdido con el COVID y las reuniones a distancia. Si bien a algunos no le interesaba y preferían ir al grano, (es decir, tener la reunión, preguntar, anotar, irse a su puesto de trabajo o a su casa), las conversaciones informales en el trabajo ayudan a socializar y reducir las tensiones que puedan existir, y si bien no vamos a eso a la oficina (o a una videollamada), es importante mantener el equilibrio.
En una videollamada en Zoom, Teams, Meet o la plataforma de preferencia de tu empresa, o le hablas a todos o te quedas en silencio, eso se suma a la tensión de estar todo el tiempo mirando de frente a todos los participantes de la llamada y aumenta la fatiga de las videollamadas de la que ya hemos hablado. Como dijimos antes, hay gente que no tiene tiempo para esas conversaciones informales, o que realmente prefiere usar el tiempo extra de otra forma (bien sea adelantando trabajo o saliendo de su home office para compartir con su familia, sus hobbies y hasta sus mascotas, y también es entendible. Pero esas charlas informales son importantes, ayudan a mantener al equipo integrado y cohesionado, a profundizar las relaciones profesionales pero también para conocer el lado personal que tiene tu compañero de trabajo, y es importantísimo para mantener funcionando a equipos de alto desempeño.
Basado como siempre en la experiencia de muchos años y muchas personas, les doy algunas sugerencias para relajar un poco la tensión en las reuniones por videollamada. Como en muchos casos, usarlas o no va a ser un poco como tocar de oído, tu mismo tienes que tomarle la temperatura al salón (o a la pantalla) y decidir por cuál rumbo irte.
1.- Comienza la reunión con una pequeña charla informal. Esto es sencillo cuando son pocas personas, y puedes preguntar cosas «clásicas» como «¿que tal tu fin de semana?», o tener preparado algún tópico relacionado con el trabajo. En estos días hablaba en una reunión donde se revisaba una acción de redes sociales y traje a colación un ejemplo de una marca que había estado en las noticias ese día, aunque en ese caso fue completamente improvisado (no sabía que iba a pasar algo con esa marca el día que planifiqué la reunión). Cuando voy a hacer una entrevista para un podcast, o cuando vamos a grabar un episodio de cualquiera de los podcasts que producimos, primero converso con el entrevistado o los cohosts, de manera que al comenzar a grabar ya el tono se sienta mucho más relajado.
Stephen Colbert contó hace un tiempo que el normalmente pasa por el camerino de sus entrevistados unas horas antes del show, conversan de varias cosas y a veces de allí es que sale el tema del que van a hablar frente al público, de nuevo, ya más relajados y sin la tensión de «¿qué me preguntará?».
2.- Incluye en la agenda temas que lleven a opinar de un tema específico. Todo el mundo tiene una opinión, y hasta dos, acerca de cualquier tema en el mundo. Tu equipo puede sentirse confiado y tranquilo si hay un tema que no tiene respuestas correctas o incorrectas, sino que todas son válidas: es su opinión. Obviamente esas preguntas deben estar ligadas al negocio, al día a día y completamente inocentes como «¿cuándo creen que volvamos a hacer un evento presencial?». Todos tienen una respuesta y una opinión que dar sin ninguna vergüenza acerca de eso.
3.- Programa un espacio de «dibujo libre» al final. Si te parece que la gente puede sentir que está perdiendo el tiempo con esas pequeñas conversaciones al inicio de las reuniones, prográmalas para el final. Anuncia que ya terminaron, que el que se tenga que ir se puede ir, y que el que quiera se puede quedar 10 minutos extra para conversar.
La interacción personal es importante. Las conversaciones relajadas incluso acerca de tópicos serios llevan a mejorar las relaciones, y casi siempre los equipos más exitosos, son los que se llevan mejor, los que se aprecian y se respetan. Por más que se trate de inculcar la «dureza» y la frialdad como valores profesionales, los que siempre destacan en todas las historias de éxito son el compañerismo y la empatía. Cuando piensas en un jefe o un líder que te ayudó a superarte profesionalmente, o un compañero de trabajo que te complementa en el día a día, no es casualidad que esa persona te respetaba como profesional, trataba de entenderte como persona, y probablemente lo hacía una pequeña conversación a la vez.
¿Qué piensas de las conversaciones informales en el trabajo? ¿Tienes un método para relajar las reuniones y los equipos de trabajo? Cuéntanos en los comentarios (y suscríbete a mi lista de correo en todo.elmodulor.com para recibir artículos como este todas las semanas en tu buzón).