Hace unos fines de semana estuvimos viendo la entrega de los Globos de Oro, en un formato tedioso por decirlo de alguna forma: en dos estudios (uno en Nueva York y otro en Los Angeles) dos anfitrionas presentaban a los nominados desde sus casas en una especie de reunión de Zoom mal coordinada. Unos vestidos de gala (como Anna Taylor-Joy, Rosamund Pike, Kayley Cuoco o Eugene Levy), otros entendiblemente en su ropa de estar en casa (como fue el caso de Jason Sudeikis, en hoodie en su casa en Londres a las 2 de la mañana).
Pero además de lo raro del formato, creo que lo que lo hacía más tedioso era que nos recordaba a las múltiples reuniones que tenemos semana a semana en Zoom o cualquier otra aplicación de teleconferencia, reuniones donde siempre tenemos que estar viendo a todos los interlocutores, además donde nos vemos a nosotros mismos, y donde siempre tenemos que estar en foco, dentro de la pantalla. Eso es agotador, y ya hemos dado varios consejos para aprovechar este tipo de llamadas, para no cansar nuestra vista, y muchos otros para organizar y optimizar nuestro tiempo en pandemia, pero hoy quisiera agregar algo que he mencionado en otros momentos pero que hoy se hace más importante, y es que el multitasking durante las reuniones es perjudicial para todos: para las empresas, para los empleados, para los clientes, para todos.
Pasa hasta en las mejores familias.
A todos nos ha pasado, nos llega una notificación del chat, un email importante que estábamos esperando, o simplemente estamos agotados luego de una hora de ver láminas de Powerpoint. Somos humanos y pasa hasta en las mejores familias. De paso, hoy en día vivimos en una sociedad que valora la gratificación instantánea más que ninguna otra en la historia de la humanidad, y luego de unos minutos ya se pierde la atención del interlocutor. Imagínate pedir 60 minutos viendo fijamente a la pantalla.
Pero hacer múltiples tareas durante una reunión tiene repercusiones importantes, desde perder tiempo y hacerle perder tiempo a tu interlocutor (si no prestas atención estás constantemente preguntando de qué iba la cosa), hasta dañar las relaciones porque el otro siente que lo que dice no es lo suficientemente importante como para que le dediques unos minutos.
Ya lo decía Dale Carnegie, para ser un buen conversador lo primero que debes hacer es escuchar, prestar atención a lo que te dice y lo que te pide el otro, y conforme a eso contestar, no tener ya respuestas pre-hechas.
Cuatro sencillas reglas:
Sugerimos el ejercicio de prestar atención y evitar las multiples tareas durante las llamadas, en la medida en la que sea posible, con unas sencillas normas que puedes intentar:
1.- Mantén tu teléfono y chats en silencio. Hay apps como Teams de Microsoft que automáticamente te pone en mute otros chats de la app cuando estás en una videollamada, y cambia tu estado a «ocupado» para que el que te busca sepa justamente que no es el momento.
2.- Si eres el organizador de la reunión, ten una agenda pre-establecida y envíala junto con la invitación. No invites a quien no tenga necesidad de estar en la reunión, y aclara a quienes invites para qué van («necesito que hables de tal tema», «quisiera que aclararas las dudas acerca de tal proyecto», etc).
3.- Cierra las ventanas extra. Es decir, mantén abierta la ventana de la videollamada, y cierra las que no tengan que ver con la reunión. Si tienes datos, imágenes, presentaciones que compartir, es ideal que si las tengas abiertas para poder tomar de allí la información e incluso hacer anotaciones (en un mundo ideal, dos monitores). Si no quieres perder las 25 pestañas abiertas en tu navegador, oculta esa ventana o sálvalas para después con alguna herramienta como Session Buddy.
4.- Presta atención. Esto lo dijimos al principio, pero lo repito al final para que no se nos olvide: escucha lo que dice el otro.
¿Te pones a revisar las ofertas de Amazon durante las reuniones? Cuéntame en los comentarios.
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